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Invitación de Miembros del Personal

Esta guía explica cómo invitar nuevos miembros del equipo a su parroquia en Outward Sign.

¿Quién Puede Invitar Miembros del Equipo?

  • Administradores - Pueden invitar todos los roles (admin, staff, ministry-leader, parishioner)
  • Personal - Pueden invitar solo feligreses

Comprender los Roles Parroquiales

Antes de invitar a alguien, comprenda los cuatro roles disponibles:

Administrador

Control administrativo completo sobre la parroquia

Los administradores pueden:

  • Gestionar la configuración de la parroquia (nombre, dirección, información de contacto)
  • Gestionar todos los feligreses
  • Crear y gestionar plantillas
  • Acceder a todos los módulos (misas, bodas, funerales, bautismos, etc.)
  • Invitar miembros del equipo con cualquier rol

Mejor para: Sacerdotes parroquiales, administradores parroquiales, coordinadores de TI

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Personal

Acceso completo a módulos sacramentales

Los miembros del personal pueden:

  • Acceder a todos los módulos (misas, bodas, funerales, bautismos, etc.)
  • Crear, editar y eliminar todos los registros
  • Invitar feligreses a la parroquia
  • No pueden gestionar la configuración de la parroquia o plantillas

Mejor para: Secretarias parroquiales, directores litúrgicos, diáconos, asociados pastorales

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Líder de Ministerio

Acceso configurable a módulos específicos

Los líderes de ministerio pueden:

  • Acceder solo a los módulos que usted seleccione al invitarlos
  • Crear, editar y eliminar registros en sus módulos asignados
  • No pueden invitar a nadie ni gestionar la configuración de la parroquia

Módulos disponibles para asignar:

  • Misas
  • Bodas
  • Funerales
  • Bautismos
  • Presentaciones
  • Quinceañeras
  • Grupos
  • Intenciones de Misa

Mejor para:

  • Coordinadores de bodas (asignar: solo Bodas)
  • Líderes del ministerio de funerales (asignar: solo Funerales)
  • Ministros de música (asignar: Misas, Grupos)
  • Coordinadores de preparación para el bautismo (asignar: solo Bautismos)

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Feligrés

Acceso de solo lectura al contenido compartido

Los feligreses pueden:

  • Ver registros sacramentales compartidos con ellos (su propia boda, bautismo, etc.)
  • Compartir sus registros con miembros de la familia
  • No pueden crear, editar o eliminar ningún registro

Mejor para: Familias preparándose para sacramentos, personas viendo sus propios registros

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Cómo Invitar a un Miembro del Equipo

Paso 1: Navegar a la Configuración de la Parroquia

1. Haga clic en el ícono de su perfil en la parte superior derecha

2. Seleccione Configuración de la Parroquia del menú desplegable

3. Desplácese a la sección Gestión del Equipo

Paso 2: Completar el Formulario de Invitación

1. Ingrese la dirección de correo electrónico - El correo electrónico de la persona donde recibirá la invitación

2. Seleccione el rol - Elija entre Administrador, Personal, Líder de Ministerio o Feligrés

3. Seleccione módulos (solo Líder de Ministerio) - Si seleccionó Líder de Ministerio, marque las casillas de los módulos a los que deben acceder

Paso 3: Enviar la Invitación

1. Haga clic en Enviar Invitación

2. La persona recibirá un correo electrónico con:

- El nombre de su parroquia

- El rol al que la está invitando

- Módulos a los que puede acceder (si es líder de ministerio)

- Un botón "Aceptar Invitación"

- Fecha de vencimiento (7 días a partir de ahora)

Paso 4: Aceptan la Invitación

La persona invitada:

1. Hará clic en el botón "Aceptar Invitación" en el correo electrónico

2. Creará una cuenta si no tiene una (o iniciará sesión)

3. Se agregará automáticamente a su parroquia con el rol asignado

4. Verá su parroquia en su selector de parroquias

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Gestión de Invitaciones Pendientes

Ver Invitaciones Pendientes

En Configuración de la Parroquia > Gestión del Equipo, verá una lista de invitaciones pendientes que muestra:

  • Dirección de correo electrónico
  • Rol
  • Módulos (si es líder de ministerio)
  • Fecha de vencimiento
  • Quién envió la invitación

Reenviar una Invitación

Si alguien no recibió la invitación o venció:

1. Encuentre la invitación en la lista Invitaciones Pendientes

2. Haga clic en Reenviar

3. Se enviará un nuevo correo electrónico de invitación con un nuevo vencimiento de 7 días

Nota: El enlace de invitación anterior ya no funcionará después de reenviar.

Revocar una Invitación

Si envió una invitación por error:

1. Encuentre la invitación en la lista Invitaciones Pendientes

2. Haga clic en Revocar

3. El enlace de invitación se volverá inválido

4. La persona no podrá aceptarla

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Vencimiento de Invitaciones

  • Todas las invitaciones vencen 7 días después de ser enviadas
  • Después del vencimiento, el enlace de invitación no funcionará
  • Use el botón Reenviar para enviar una nueva invitación

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Cambiar el Rol de Alguien

Importante: Los roles no se pueden cambiar después de que alguien acepta una invitación.

Para dar a alguien un rol diferente:

1. Elimínelo de la parroquia (Configuración de la Parroquia > Gestión del Equipo > Eliminar)

2. Envíe una nueva invitación con el rol deseado

Por qué los roles son permanentes:

  • Previene la escalada accidental de privilegios
  • Crea un registro de auditoría claro
  • Simplifica la gestión de permisos

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Escenarios Comunes

Agregar un Coordinador de Bodas

1. Vaya a Configuración de la Parroquia > Gestión del Equipo

2. Ingrese su correo electrónico

3. Seleccione el rol Líder de Ministerio

4. Marque solo el módulo Bodas

5. Haga clic en Enviar Invitación

Solo verá y accederá al módulo de Bodas.

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Agregar una Secretaria Parroquial

1. Vaya a Configuración de la Parroquia > Gestión del Equipo

2. Ingrese su correo electrónico

3. Seleccione el rol Personal

4. Haga clic en Enviar Invitación

Tendrá acceso completo a todos los módulos pero no puede gestionar la configuración de la parroquia.

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Agregar una Familia para su Boda

1. Vaya a Configuración de la Parroquia > Gestión del Equipo

2. Ingrese su correo electrónico

3. Seleccione el rol Feligrés

4. Haga clic en Enviar Invitación

Luego comparta el registro de la boda con ellos para que puedan ver los detalles.

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Agregar un Pastor Asistente

1. Vaya a Configuración de la Parroquia > Gestión del Equipo

2. Ingrese su correo electrónico

3. Seleccione el rol Administrador (o Personal si desea limitar el acceso a la configuración de la parroquia)

4. Haga clic en Enviar Invitación

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Solución de Problemas

El correo electrónico de invitación no llega

  • Verifique la dirección de correo electrónico para errores tipográficos
  • Pídales que revisen las carpetas de spam/correo no deseado
  • Use el botón Reenviar para enviar una nueva invitación

El enlace de invitación dice "Inválido o Vencido"

  • La invitación puede haber vencido (7 días)
  • Use Reenviar para enviar una nueva invitación
  • La invitación puede haber sido aceptada ya

Alguien necesita acceso a más módulos

Si es un líder de ministerio:

1. Elimínelo de la parroquia

2. Envíe una nueva invitación con todos los módulos necesarios seleccionados

Si es un feligrés y necesita acceso a módulos:

1. Elimínelo

2. Envíe una nueva invitación como líder de ministerio o personal

Invité a alguien con el rol incorrecto

Use el botón Revocar para cancelar la invitación, luego envíe una nueva con el rol correcto.

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Seguridad y Privacidad

  • Los enlaces de invitación son únicos y no se pueden adivinar
  • Los enlaces vencen después de 7 días
  • Los enlaces solo se pueden usar una vez
  • Las direcciones de correo electrónico son privadas y solo visibles para los administradores
  • Solo los administradores y el personal pueden enviar invitaciones

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