Grupos
Organiza y gestiona grupos ministeriales y sus miembros en tu parroquia.
Descripción General
El módulo de Grupos te ayuda a organizar ministerios parroquiales, comités y equipos. Rastrea qué feligreses pertenecen a qué grupos, asigna roles dentro de grupos y mantén un directorio organizado de todos los miembros del grupo. Este módulo se enfoca en la gestión de membresía de grupo en lugar de programación o coordinación de tareas.
¿Qué son los Grupos?
Los Grupos en Outward Sign representan cualquier colección de personas que sirven juntas en la vida parroquial:
Grupos Parroquiales Comunes
- Ministerios Litúrgicos - Coro, Lectores, Ministros Extraordinarios de la Sagrada Comunión, Monaguillos, Ujieres
- Consejos Pastorales - Consejo Parroquial, Consejo de Finanzas, Comité Litúrgico
- Grupos de Formación - Equipo RICA, Catequistas, Líderes de Ministerio Juvenil
- Ministerios de Servicio - San Vicente de Paúl, Voluntarios de Despensa de Alimentos, Ministerio de Duelo
- Grupos Sociales - Grupo de Hombres, Grupo de Mujeres, Jóvenes Adultos, Adultos Mayores
- Mantenimiento - Comité de Instalaciones, Equipo de Jardinería, Sacristanes
Características Clave
- Rastreo Simple de Membresía - Quién pertenece a qué grupos
- Asignación de Roles - Define roles dentro de grupos (ej., Coordinador, Secretario, Miembro)
- Estado Activo/Inactivo - Rastrea membresías de grupo actuales y pasadas
- Directorio de Contactos - Acceso rápido a información de contacto de miembros
Lo que los Grupos No Son
Los Grupos en Outward Sign son solo para rastreo de membresía. No incluyen:
- Gestión de programación o calendario (usa Eventos para eso)
- Asignación de tareas o gestión de proyectos
- Rastreo de asistencia
- Herramientas de comunicación (correo electrónico, mensajería)
Crear un Grupo
Paso 1: Información Básica
1. Navega a Grupos en la barra lateral
2. Haz clic en Nuevo Grupo
3. Ingresa detalles del grupo en el diálogo:
- Nombre - Nombre del grupo (requerido)
- Descripción - Breve descripción del propósito del grupo
- Estado Activo - Si el grupo está actualmente activo
Paso 2: Guardar
1. Haz clic en Crear Grupo
2. El grupo aparece en la lista
3. Listo para agregar miembros
Agregar Miembros a un Grupo
Método 1: Desde Vista de Grupo
1. Abre el grupo haciendo clic en él
2. Haz clic en Agregar Miembro
3. Selecciona persona del menú desplegable
4. Opcionalmente asigna un rol (Coordinador, Secretario, Miembro, etc.)
5. Haz clic en Agregar Miembro
Método 2: Desde Directorio de Miembros de Grupo
1. Navega a Miembros de Grupo (bajo Grupos en barra lateral)
2. Haz clic en Agregar Membresía
3. Selecciona persona
4. Selecciona grupo
5. Opcionalmente asigna rol
6. Haz clic en Agregar Membresía
Método 3: Desde Perfil de Persona
1. Navega al perfil de la persona en Personas
2. Ve sus membresías de grupo
3. Haz clic en Gestionar Membresías
4. Agrégalos a grupos adicionales según sea necesario
Gestionar Roles de Grupo
¿Qué son los Roles de Grupo?
Los roles de grupo definen responsabilidades dentro de un grupo. Ejemplos:
- Coordinador - Líder del grupo o contacto principal
- Secretario - Maneja tareas administrativas
- Tesorero - Gestiona finanzas (si aplica)
- Miembro - Participante general del grupo
Crear Roles de Grupo
Los roles de grupo son gestionados por administradores:
1. Navega a Configuración > Configuración Parroquial
2. Encuentra sección Roles de Grupo
3. Agrega nuevos roles según sea necesario
4. Define nombre y descripción del rol
Asignar Roles
Asigna roles al agregar miembros o editar membresías existentes:
1. Abre página de grupo o membresía de persona
2. Selecciona rol del menú desplegable
3. Guarda cambios
Cambiar Roles
Actualiza el rol de un miembro dentro de un grupo:
1. Ve grupo o membresías de persona
2. Haz clic en Cambiar Rol
3. Selecciona nuevo rol
4. Guardar
Remover Miembros de Grupos
Desde Vista de Grupo
1. Abre el grupo
2. Encuentra miembro en lista
3. Haz clic en botón remover (X)
4. Confirma remoción
Desde Perfil de Persona
1. Navega al perfil de persona
2. Ve sus membresías
3. Haz clic en Gestionar Membresías
4. Remueve membresía de grupo específica
Nota: Remover un miembro de un grupo no elimina su registro de persona. Solo remueve su asociación con ese grupo.
Ver Grupos
Lista de Grupos
Ve todos los grupos parroquiales:
1. Navega a Grupos
2. Ve todos los grupos con:
- Nombre del grupo
- Descripción
- Conteo de miembros
- Estado Activo/Inactivo
Detalles de Grupo
Ve información individual del grupo:
1. Haz clic en nombre de grupo
2. Ve:
- Descripción del grupo
- Lista completa de miembros con roles
- Información de contacto para cada miembro
- Estado del grupo (activo/inactivo)
Buscar y Filtrar
Encuentra grupos rápidamente:
- Buscar - Busca por nombre de grupo o descripción
- Filtrar por Estado - Muestra solo grupos activos o inactivos
- Ordenar - Alfabéticamente o por conteo de miembros
Directorio de Miembros de Grupo
¿Qué es el Directorio?
Una vista centrada en personas mostrando todas las personas que pertenecen a grupos:
1. Navega a Miembros de Grupo (bajo sección Grupos)
2. Ve todas las personas con membresías de grupo
3. Ve a qué grupos pertenece cada persona
4. Ve roles dentro de cada grupo
Características del Directorio
- Buscar Personas - Encuentra miembros por nombre o correo electrónico
- Ver Membresías - Ve todos los grupos a los que pertenece una persona
- Info de Contacto - Correo electrónico, teléfono, dirección para cada miembro
- Acceso Rápido - Haz clic en persona para ver perfil detallado
Casos de Uso
- Listas de Contacto - Genera listas de contacto para grupos específicos
- Vista General de Miembros - Ve qué personas están más involucradas (múltiples grupos)
- Rastreo de Roles - Identifica coordinadores y líderes en todos los grupos
- Directorio Parroquial - Directorio completo de feligreses activos
Grupos Activos vs. Inactivos
Grupos Activos
Grupos que actualmente se reúnen y operan:
- Aparecen prominentemente en listas
- Miembros pueden ser agregados/removidos activamente
- Usados para coordinación ministerial actual
Grupos Inactivos
Grupos que ya no se reúnen:
- Registro histórico de ministerios pasados
- Miembros se preservan en registros
- Pueden ser reactivados si es necesario
- Útiles para archivos parroquiales
Gestionar Estado
Cambia estado del grupo:
1. Abre detalles del grupo
2. Haz clic en Editar Grupo
3. Cambia estado Activo
4. Guarda cambios
Flujos de Trabajo Comunes
Iniciar un Nuevo Ministerio
1. Crear Grupo - Configura el grupo en Outward Sign
2. Agregar Miembros Principales - Invita miembros fundadores
3. Asignar Coordinador - Designa líder ministerial
4. Construir Equipo - Agrega miembros adicionales con el tiempo
5. Rastrear Crecimiento - Monitorea membresía
Actualizaciones Ministeriales Anuales
1. Revisar Membresía - Verifica quién sigue activo
2. Remover Inactivos - Remueve miembros que ya no participan
3. Agregar Nuevos Miembros - Da la bienvenida a nuevos voluntarios
4. Actualizar Roles - Ajusta liderazgo según sea necesario
5. Archivar Grupos - Marca ministerios inactivos
Transición de Coordinador
Cuando cambia el liderazgo:
1. Remover Rol Antiguo - Cambia coordinador saliente a Miembro
2. Asignar Nuevo Coordinador - Da rol de Coordinador a líder entrante
3. Actualizar Info de Contacto - Asegura que info de nuevo líder esté actualizada
4. Comunicar Cambio - Notifica parroquia (fuera de Outward Sign)
Reorganización de Grupo
Al consolidar o dividir grupos:
1. Crear Nuevos Grupos - Configura nueva estructura
2. Mover Miembros - Agrega miembros a nuevos grupos
3. Remover Membresías Antiguas - Remueve de grupos anteriores
4. Marcar Grupos Antiguos Inactivos - Preserva historia sin desorden
Integración con Otros Módulos
Módulo de Personas
Los Grupos dependen del directorio de Personas:
- Los miembros deben existir primero como registros de persona
- Toda la info de contacto viene de registros de persona
- Actualizar info de persona automáticamente actualiza en grupos
Miembros de Roles de Misa
Para programación litúrgica, usa Miembros de Roles de Misa en lugar de Grupos:
- Miembros de Roles de Misa incluye preferencias de disponibilidad
- Rastrea fechas de indisponibilidad e historial de asignaciones
- Diseñado específicamente para programación de Misas
Grupos = Membresía general ("¿Quién pertenece al coro?")
Miembros de Roles de Misa = Programación ("¿Cuándo puede servir cada lector?")
Mejores Prácticas
Organización de Grupos
- Nombres Claros - Usa nombres de grupo descriptivos y consistentes
- Buenas Descripciones - Explica el propósito de cada grupo
- Actualizaciones Regulares - Revisa membresías al menos anualmente
- Archivar Inactivos - Marca grupos antiguos inactivos en lugar de eliminar
Gestión de Roles
- Roles Consistentes - Usa los mismos nombres de rol en grupos similares
- Asignar Coordinadores - Cada grupo debe tener al menos un coordinador
- Documentar Responsabilidades - Usa campo de descripción para clarificar roles
- Actualizar Rápidamente - Cambia roles cuando hay transiciones de liderazgo
Rastreo de Membresía
- Verificar Consentimiento - Asegura que personas quieran ser listadas como miembros
- Actualizar Info de Contacto - Anima miembros a mantener su info actualizada
- Remover Amablemente - Cuando personas se van, remuévelas de grupos
- Respetar Privacidad - Ten en cuenta quién tiene acceso a info de miembros
Comunicación
- Exportar Listas - Usa listas de grupo para crear listas de distribución de correo
- Anuncios en Boletín - Lista coordinadores de grupo en comunicaciones parroquiales
- Dar Bienvenida a Nuevos Miembros - Bienvenida personal cuando personas se unen
- Agradecer Miembros Salientes - Reconoce contribuciones cuando personas se van
Informes y Listas
Generar Listas de Miembros
Crea listas de contacto para grupos:
1. Abre detalles del grupo
2. Ve todos los miembros con info de contacto
3. Exporta o imprime para distribución
4. Usa para listas de correo o cadenas telefónicas
Vista General Ministerial
Ve participación ministerial parroquial:
1. Ve todos los grupos
2. Verifica conteos de miembros
3. Identifica grupos que necesitan apoyo
4. Reconoce ministerios robustos
Participación Individual
Rastrea qué tan involucrada está cada persona:
1. Ve perfil de persona
2. Ve todas las membresías de grupo
3. Identifica feligreses altamente comprometidos
4. Reconoce riesgos de agotamiento (demasiados grupos)
Preguntas Frecuentes
P: ¿Cuál es la diferencia entre Grupos y Miembros de Grupo?
R: Grupos es donde gestionas los grupos mismos (crear, editar, ver grupos). Miembros de Grupo es una vista de directorio enfocada en personas y a qué grupos pertenecen.
P: ¿Puede una persona pertenecer a múltiples grupos?
R: ¡Sí! Las personas pueden pertenecer a tantos grupos como sea apropiado.
P: ¿Puedo programar reuniones con Grupos?
R: No, Grupos es solo para rastreo de membresía. Usa el módulo de Eventos para programar reuniones y encuentros.
P: ¿Cuál es la diferencia entre Grupos y Miembros de Roles de Misa?
R: Grupos rastrea solo membresía. Miembros de Roles de Misa es específicamente para programación litúrgica e incluye disponibilidad, preferencias y rastreo de asignaciones.
P: ¿Pueden los miembros del grupo ver la info de contacto de otros?
R: Eso depende de la configuración de permisos de tu parroquia y cómo compartes la información. Outward Sign rastrea los datos, pero tú controlas quién los ve.
P: ¿Cómo envío correo a todos los miembros de un grupo?
R: Outward Sign no tiene correo incorporado. Exporta la lista de miembros y úsala para crear una lista de distribución en tu sistema de correo.
P: ¿Debo eliminar grupos inactivos?
R: No, márcalos inactivos en su lugar. Esto preserva registros históricos y permite reactivación si es necesario.
P: ¿Puedo asignar múltiples roles a una persona en un grupo?
R: No directamente. Si alguien tiene múltiples responsabilidades, podrías crear un rol como "Coordinador y Secretario" o anotarlo en su registro de persona.
Características Relacionadas
- Gestión de Personas - Crea y gestiona registros de persona
- Eventos - Programa reuniones y actividades de grupo
- Miembros de Roles de Misa - Programación de ministerio litúrgico
- Guía de Personal - Guía completa para personal parroquial
¿Necesitas Ayuda?
Contacta a tu administrador parroquial o visita outwardsign.church para soporte.